伝票をデータ化しよう!
紙で管理するデメリットと具体的な方法を解説

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伝票をデータ化したい!


伝票の管理で悩んでいるキャバクラオーナーや経理の人は多いでしょう。
他の店舗のオーナーの方にお話を聞いてみると、

  • 伝票が溜まってきており、場所が取れなくなってきた
  • 過去の伝票を確認したいが、伝票が増えすぎて確認できなくなってしまった。

との声が上がります。
確定申告に使用した領収書や伝票は、7年間保管しないといけません。
そのため、店舗運営を継続していくと伝票が溜まり続けてしまいます。
また、大量の伝票の山から特定の伝票を探すのは大変です。
キャストの給与がズレていた時など、すぐ確認できないと面倒ですよね。

そこで今回の記事では、
  • 紙伝票を保管するデメリット
  • 伝票をデータ化する方法
  • クラウド連携しているTRUSTレジがおすすめな理由

を紹介していきます。

紙伝票の管理でお悩みのオーナーの方は、ぜひご覧ください!

紙伝票で保管するデメリットとは?

紙で伝票を作成している場合は、7年間保管しないといけません。
そのため事務所にもそれなりにスペースが必要ですし、ファイルなども準備する必要があり余計なコストがかかってしまいます。

また、量が膨大になると過去の伝票も探しづらくなります。
キャストから売上の確認があったり、お客さんから問い合わせがあったりと過去の伝票が必要になる場面は少なくありません。

キャバクラで伝票をデータ化する方法とは?

そのため、多くの店舗ではPOSレジを採用しています。
POSレジを使用することで、伝票作成と同時にデータとして保管されるため保管場所を準備する必要がなくなります。

クラウド連携されたPOSレジがおすすめ!

POSレジの中でも、特にクラウド連携されたタイプは特におすすめです。
PCのPOSレジは端末のなかにデータを取り込むため、PCが壊れたらデータが見れなくなってしまいます。
クラウド連携されていればデータはWEB上に保管されるので、端末が破損してもデータを守ることができます。

そのため、これからPOSレジを導入するのであれば、
クラウド連携された水商売専用のPOSレジのTRUSTレジがおすすめです。

紙伝票の管理のお悩みはTRUSTレジで解決

なぜ、TRUSTレジがおすすめなのかというと、
以下のようなメリットがあるからです。

  • iPad以外の端末はブラウザさえ見れればなんでもOK。
  • スマートフォンでも伝票が確認できる。
  • アプリで作成した伝票はいつでも確認可能・探しやすい

これから、ひとつずつ解説していきます。

iPad以外の端末はブラウザさえ見れればなんでもOK

TRUSTレジでは、伝票を作成し営業中にそれらを管理するときはiPadを使用します。
その後、会計完了済みになった伝票データはインターネット経由で、すぐに WEBページまで反映されます。

インターネットでブラウザが閲覧できる端末であれば、すぐに伝票を確認することができます。
そのため、今使ってるスマートフォンで伝票を見ることもできます。
もちろん伝票はデータ化しているので、保管のために場所も取りません。 日報自動化機能の詳細はこちら

アプリで作成した伝票はいつでも確認可能・探しやすい

TRUSTレジの WEBページに保管されているデータは、月ごと日ごとにまとめられています。
後から探したい日付と金額さえわかっていれば、すぐに伝票データを確認することができます。

月間累計ページ


月間累計の画像で、赤枠で囲ってある日付を選択すると日計のページに遷移します
このページ内で、その日付の伝票データを確認することができます。

伝票一覧


伝票データ

日報自動化機能の詳細はこちら

TRUSTを使って伝票データをデータ化しよう!

今回の記事では、紙で伝票を管理するデメリットと伝票をデータ化する方法を紹介してきました。
伝票をデータ化する方法として、TRUSTレジを紹介しました。

TRUSTのメリット確認すると、
  • iPad以外の端末はブラウザさえ見れればなんでもOK。
  • スマートフォンでも伝票が確認できる。
  • アプリで作成した伝票はいつでも確認可能・探しやすい

となります。

なお、TRUSTのデータは全てExcelデータとしてダウンロードすることが可能です。
クラウドだけでなく、PCなどにも保管することも可能です。
今回は伝票のデータ化だけでしたが、TRUSTレジは水商売の経営に特化した作りになっており、
キャバクラ経営に役に立つ機能が盛りだくさんで含まれていますので、 この機会にぜひお問い合わせくださいね。 キャバクラ業界No.1のPOSレジの詳細はこちらから